1. Prevádzkovateľ osobných údajov

Prevádzkovateľom osobných údajov je:

ZEMČÁK s.r.o.
sídlo: Kišovce 150, 059 12 Hôrka
IČO: 50 955 578
obchodná značka: ZEMČÁK Reality
webové sídlo: www.zemcakreality.sk
e-mail: zemcak@zemcakreality.sk
telefón: 0949 286 658

ZEMČÁK s.r.o. určuje účely a prostriedky spracúvania osobných údajov pri poskytovaní realitných služieb a pri prevádzke webového sídla www.zemcakreality.sk.

2. Právne predpisy

Osobné údaje spracúvame najmä podľa:

• Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (ďalej len „GDPR“),
• zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov v znení neskorších predpisov,
• zákona č. 297/2008 Z. z. o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a o ochrane pred financovaním terorizmu v znení neskorších predpisov (ďalej len „AML zákon“),
• ďalších všeobecne záväzných právnych predpisov, ktoré sa vzťahujú na poskytovanie realitných služieb, vedenie účtovníctva, dane, ochranu spotrebiteľa a elektronickú komunikáciu.

3. Aké osobné údaje spracúvame

Podľa charakteru vzťahu a poskytovanej služby môžeme spracúvať najmä tieto údaje:

• identifikačné údaje – meno, priezvisko, titul, dátum narodenia, rodné číslo, údaje z dokladu totožnosti a ďalšie údaje potrebné na identifikáciu, ak ich spracúvanie vyžaduje zákon alebo uzatvorenie a plnenie zmluvy,
• kontaktné údaje – telefónne číslo, e-mailová adresa, korešpondenčná adresa,
• údaje o nehnuteľnosti – adresa, parcelné čísla, list vlastníctva, vlastnícke a užívacie vzťahy, technický a právny stav, cena, fotografie, videozáznamy, pôdorysy a ďalšie informácie potrebné na ponuku alebo preverenie nehnuteľnosti,
• údaje o dopyte a preferenciách – požadovaný typ nehnuteľnosti, lokalita, cenové rozpätie, spôsob financovania, termíny obhliadok a obsah komunikácie,
• zmluvné a transakčné údaje – údaje uvedené v rezervačných, sprostredkovateľských, kúpnych, nájomných a súvisiacich dokumentoch, informácie o priebehu realitného prípadu a o splnení zmluvných povinností,
• platobné a fakturačné údaje – číslo účtu, údaje o platbách, fakturačné údaje a údaje potrebné na vedenie účtovníctva,
• údaje spracúvané podľa AML zákona – údaje potrebné na identifikáciu a overenie klienta, konečného užívateľa výhod, politicky exponovanej osoby, pôvodu finančných prostriedkov a posúdenie rizika obchodného vzťahu alebo obchodu,
• komunikačné údaje – obsah e-mailovej, telefonickej, formulárovej alebo inej komunikácie,
• technické údaje – IP adresa, údaje o zariadení a prehliadači, čas prístupu, systémové a bezpečnostné záznamy a údaje o používaní webového sídla,
• údaje poskytnuté dobrovoľne – ďalšie informácie, ktoré nám uvediete v správe, dokumente, formulári alebo počas komunikácie.

Žiadame vás, aby ste nám neposielali údaje, ktoré nie sú potrebné na vybavenie vašej požiadavky alebo na poskytnutie služby.

4. Odkiaľ osobné údaje získavame

Osobné údaje získavame najmä:

• priamo od vás pri osobnej, telefonickej alebo elektronickej komunikácii,
• prostredníctvom kontaktných, dopytových alebo iných formulárov na webovom sídle,
• zo zmlúv, splnomocnení, listín a ďalších dokumentov, ktoré nám poskytnete,
• z verejne dostupných a zákonných zdrojov, najmä z katastra nehnuteľností, obchodného registra, živnostenského registra a ďalších verejných evidencií,
• od druhej strany realitného prípadu, jej zástupcu, advokáta, notára, banky alebo iného oprávneného subjektu, ak je to potrebné na poskytnutie služby a existuje na to právny základ,
• automaticky pri návšteve webového sídla, najmä prostredníctvom serverových záznamov a povolených súborov cookies.

5. Účely a právne základy spracúvania

5.1 Dopyty, kontaktovanie a poskytnutie informácií

Ak nás kontaktujete s otázkou, ponukou alebo dopytom, spracúvame vaše kontaktné údaje, obsah komunikácie a údaje potrebné na vybavenie požiadavky.

Účel: odpoveď na dopyt, poskytnutie informácií, posúdenie ponuky alebo požiadavky a nadväzujúca komunikácia.

Právny základ: vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy na vašu žiadosť podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR alebo oprávnený záujem na riadnom vybavovaní komunikácie podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR, ak komunikácia nesmeruje k uzatvoreniu zmluvy.

Doba uchovávania: počas vybavovania požiadavky a spravidla najviac 12 mesiacov od poslednej relevantnej komunikácie. Ak vznikne zmluvný vzťah, zákonná povinnosť alebo potreba ochrany právnych nárokov, údaje môžeme uchovávať dlhšie.

5.2 Obhliadky nehnuteľností

Pri dohodnutí a uskutočnení obhliadky spracúvame najmä meno, priezvisko, telefónne číslo, e-mail, údaje o požadovanej nehnuteľnosti, termín obhliadky a súvisiacu komunikáciu.

Účel: organizácia obhliadky, komunikácia so záujemcom, vlastníkom alebo oprávneným zástupcom a evidencia priebehu realitného prípadu.

Právny základ: vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR a oprávnený záujem na organizácii, bezpečnosti a preukázaní priebehu obhliadky podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR.

Doba uchovávania: spravidla najviac 12 mesiacov od obhliadky alebo od ukončenia komunikácie, ak nevznikne zmluvný vzťah alebo iný právny dôvod na dlhšie uchovávanie.

5.3 Poskytovanie realitných služieb a plnenie zmlúv

Pri sprostredkovaní predaja, kúpy, prenájmu alebo nájmu nehnuteľnosti spracúvame údaje potrebné na prípravu ponuky, preverenie nehnuteľnosti, komunikáciu, prípravu dokumentácie, koordináciu zmluvných strán a dokončenie transakcie.

Účel: uzatvorenie a plnenie sprostredkovateľských, rezervačných a ďalších zmlúv, poskytovanie dohodnutých realitných služieb a administrácia realitného prípadu.

Právny základ: plnenie zmluvy a vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR.

Doba uchovávania: počas trvania zmluvného vzťahu a následne počas lehôt vyplývajúcich z právnych predpisov alebo počas obdobia potrebného na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.

5.4 Plnenie zákonných povinností vrátane AML, účtovníctva a daní

Ako realitná kancelária sme v zákonom určených prípadoch povinní identifikovať a overovať klientov, posudzovať riziká, uchovávať predpísanú dokumentáciu a poskytovať súčinnosť oprávneným orgánom. Zároveň plníme povinnosti v oblasti účtovníctva, daní a archivácie dokladov.

Účel: plnenie povinností podľa AML zákona, daňových, účtovných a ďalších právnych predpisov.

Právny základ: plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR.

Doba uchovávania: počas zákonom stanovenej doby, najmä počas lehôt podľa AML, účtovných a daňových predpisov. V závislosti od druhu dokumentu môže ísť spravidla o 5 až 10 rokov, prípadne o dlhšiu dobu, ak to vyžaduje právny predpis alebo oprávnený orgán.

5.5 Ochrana práv, evidencia obchodov a riešenie sporov

Niektoré údaje môžeme uchovávať a používať na preukazovanie priebehu spolupráce, prevenciu škôd, vybavovanie sťažností, vymáhanie pohľadávok a ochranu našich práv alebo práv tretích osôb.

Právny základ: oprávnený záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR.

Doba uchovávania: počas trvania príslušnej premlčacej, reklamačnej alebo inej zákonnej lehoty a počas trvania súvisiaceho konania.

5.6 Reklamácie, sťažnosti a podnety

Pri vybavovaní reklamácie, sťažnosti alebo podnetu spracúvame identifikačné a kontaktné údaje, údaje o službe alebo transakcii, obsah podania a priložené dokumenty.

Právny základ: plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR, ak sa na vybavenie vzťahuje zákonná povinnosť, a oprávnený záujem na riadnom vybavení podania a ochrane práv podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR.

Doba uchovávania: počas vybavovania podania a následne počas doby potrebnej na preukázanie jeho vybavenia a ochranu právnych nárokov.

5.7 Newsletter a obchodné oznámenia

Ak sa prihlásite na odber newslettera alebo udelíte súhlas s marketingovou komunikáciou, môžeme vám zasielať informácie o nehnuteľnostiach, realitnom trhu, našich službách a súvisiacom obsahu.

Právny základ: váš súhlas podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR, ak sa neuplatní iný zákonný právny základ pre elektronickú komunikáciu.

Doba uchovávania: do odvolania súhlasu alebo odhlásenia z odberu, najdlhšie však počas trvania účelu. Súhlas môžete kedykoľvek odvolať prostredníctvom odkazu na odhlásenie v správe alebo kontaktovaním prevádzkovateľa.

5.8 Referencie a hodnotenia klientov

Referenciu, hodnotenie, meno, fotografiu alebo iný osobný údaj klienta zverejníme iba v rozsahu, na ktorý máme platný právny základ.

Právny základ: spravidla súhlas dotknutej osoby podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR.

Doba uchovávania: počas trvania účelu alebo do odvolania súhlasu. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vykonaného pred jeho odvolaním.

5.9 Overovanie spokojnosti klientov

Po ukončení služby vás môžeme primeraným spôsobom kontaktovať s cieľom získať spätnú väzbu a zlepšovať kvalitu poskytovaných služieb.

Právny základ: oprávnený záujem na zlepšovaní služieb podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR.

Doba uchovávania: spravidla najviac 6 mesiacov od ukončenia spolupráce, ak neudelíte súhlas na ďalšie použitie referencie.

5.10 Dodávatelia, obchodní partneri a kontaktné osoby

Pri spolupráci s dodávateľmi a obchodnými partnermi spracúvame údaje fyzických osôb, podnikateľov, štatutárov, zamestnancov a kontaktných osôb.

Právny základ: plnenie zmluvy podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR, plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR a oprávnený záujem na riadnej obchodnej komunikácii a evidencii podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR.

Doba uchovávania: počas spolupráce a následne počas lehôt vyplývajúcich z účtovných, daňových a ďalších právnych predpisov alebo počas obdobia potrebného na ochranu právnych nárokov.

5.11 Prevádzka, bezpečnosť a ochrana webového sídla

Pri používaní webového sídla môžeme spracúvať technické údaje, systémové záznamy, IP adresu a informácie potrebné na zaistenie bezpečnosti, dostupnosti, diagnostiky chýb a ochrany pred zneužitím.

Právny základ: oprávnený záujem na bezpečnej a spoľahlivej prevádzke webového sídla podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR.

Doba uchovávania: spravidla najviac 12 mesiacov, ak bezpečnostný incident, právny nárok alebo zákonná povinnosť neodôvodňuje dlhšie uchovávanie.

5.12 Sociálne siete

Ak nás kontaktujete alebo komunikujete s našimi profilmi na sociálnych sieťach, spracúvame údaje, ktoré nám prostredníctvom danej platformy sprístupníte, najmä používateľské meno, profilové údaje, obsah správy, komentára alebo reakcie.

Právny základ: oprávnený záujem na komunikácii, prezentácii služieb a správe profilov podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR, prípadne vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR.

Prevádzkovatelia sociálnych sietí spracúvajú osobné údaje aj podľa vlastných podmienok a zásad ochrany súkromia. Pri takomto spracúvaní môžu vystupovať ako samostatní prevádzkovatelia.

5.13 Evidencia žiadostí dotknutých osôb a bezpečnostných udalostí

Ak si uplatníte právo podľa GDPR alebo ak dôjde k udalosti týkajúcej sa ochrany osobných údajov, spracúvame údaje potrebné na prijatie, posúdenie, vybavenie a zdokumentovanie prípadu.

Právny základ: plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR a oprávnený záujem na preukázaní súladu a ochrane práv podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR.

Doba uchovávania: počas obdobia potrebného na preukázanie riadneho vybavenia žiadosti alebo udalosti, spravidla najviac 5 rokov od jej uzavretia, ak právny predpis alebo prebiehajúce konanie nevyžaduje dlhšiu dobu.

6. Oprávnené záujmy prevádzkovateľa

Ak spracúvame osobné údaje na základe oprávneného záujmu, ide najmä o:

• riadne vybavovanie komunikácie a požiadaviek,
• organizáciu a preukázanie priebehu obhliadok a realitných prípadov,
• ochranu majetku, informačných systémov a webového sídla,
• prevenciu podvodov, zneužitia a vzniku škody,
• evidenciu obchodnej komunikácie a transakcií,
• preukazovanie, uplatňovanie a obhajovanie právnych nárokov,
• zlepšovanie kvality služieb a primeranú starostlivosť o klientov,
• prezentáciu služieb a komunikáciu na sociálnych sieťach.

Pred spracúvaním založeným na oprávnenom záujme posudzujeme, či nad týmto záujmom neprevažujú vaše práva a slobody.

7. Je poskytnutie osobných údajov povinné?

Poskytnutie údajov pri bežnom dopyte je dobrovoľné. Bez údajov potrebných na spätné kontaktovanie však nemusíme vedieť vašu požiadavku vybaviť.

Ak sú údaje potrebné na uzatvorenie alebo plnenie zmluvy, na overenie klienta podľa AML zákona alebo na splnenie inej zákonnej povinnosti, ich poskytnutie je zmluvnou alebo zákonnou požiadavkou. Bez týchto údajov nemusíme môcť zmluvu uzatvoriť, pokračovať v obchodnom vzťahu alebo vykonať požadovanú službu.

8. Príjemcovia osobných údajov

Osobné údaje sprístupňujeme iba v nevyhnutnom rozsahu a len osobám, ktoré ich potrebujú na splnenie konkrétneho účelu. Príjemcami alebo kategóriami príjemcov môžu byť najmä:

• poverené osoby a spolupracovníci prevádzkovateľa,
• poskytovateľ hostingu, správy webového sídla a informačných technológií,
• poskytovateľ e-mailových, cloudových, komunikačných a zálohovacích služieb,
• účtovník, daňový poradca, audítor a poskytovatelia administratívnych služieb,
• advokát, notár, znalec, geodet, hypotekárny alebo finančný špecialista,
• banky, poisťovne a ďalšie subjekty zapojené do financovania alebo dokončenia transakcie,
• zmluvní partneri a spolupracujúci realitní makléri, ak je ich zapojenie potrebné na poskytnutie konkrétnej služby a existuje na to právny základ,
• prevádzkovatelia realitných portálov a inzertných platforiem pri zverejnení ponuky,
• poskytovatelia analytických alebo marketingových nástrojov, ak ste udelili súhlas,
• orgány verejnej moci, súdy, polícia, Finančná spravodajská jednotka, daňové orgány a ďalšie oprávnené subjekty, ak to vyžaduje zákon alebo právne záväzné rozhodnutie.

Sprostredkovatelia spracúvajú osobné údaje na základe našich pokynov, zmluvy a primeraných bezpečnostných opatrení. Niektorí odborní poskytovatelia alebo orgány verejnej moci môžu pri vlastnom spracúvaní vystupovať ako samostatní prevádzkovatelia.

9. Prenos osobných údajov do tretích krajín

Osobné údaje sa snažíme spracúvať prednostne v rámci Európskej únie alebo Európskeho hospodárskeho priestoru.

Niektorí poskytovatelia cloudových, analytických, marketingových alebo sociálnych služieb môžu spracúvať údaje aj mimo Európskeho hospodárskeho priestoru. V takom prípade sa prenos uskutoční iba pri splnení podmienok GDPR, najmä na základe rozhodnutia Európskej komisie o primeranosti, štandardných zmluvných doložiek alebo iného zákonného mechanizmu zabezpečujúceho primeranú ochranu údajov.

10. Automatizované rozhodovanie a profilovanie

Osobné údaje nepoužívame na rozhodovanie založené výlučne na automatizovanom spracúvaní, ktoré by voči vám malo právne účinky alebo vás podobne významne ovplyvňovalo.

11. Súbory cookies a podobné technológie

Webové sídlo môže používať súbory cookies a podobné technológie. Cookies sú malé textové súbory ukladané do zariadenia používateľa alebo údaje čítané zo zariadenia pri návšteve webového sídla.

11.1 Nevyhnutné cookies

Nevyhnutné cookies zabezpečujú základné fungovanie, bezpečnosť, správne zobrazenie a funkcie, ktoré si používateľ výslovne vyžiada. Bez nich nemusí webové sídlo fungovať správne.

Tieto cookies používame iba v rozsahu potrebnom na poskytnutie služby alebo zabezpečenie funkčnosti webového sídla.

11.2 Preferenčné, analytické a marketingové cookies

Preferenčné, analytické a marketingové cookies používame iba po udelení súhlasu, ak ich webové sídlo využíva. Môžu slúžiť napríklad na zapamätanie nastavení, meranie návštevnosti, vyhodnocovanie používania webu alebo zobrazovanie relevantnej komunikácie.

Súhlas môžete kedykoľvek odvolať alebo zmeniť prostredníctvom nástroja na správu cookies dostupného na webovom sídle. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vykonaného pred jeho odvolaním.

11.3 Zoznam používaných cookies

Aktuálny zoznam používaných cookies, ich poskytovateľov, účelov a doby platnosti je uvedený v nastaveniach cookies na webovom sídle. Zoznam sa môže meniť v závislosti od aktuálne používaných funkcií a technických riešení.

Cookies môžete spravovať aj vo svojom internetovom prehliadači. Zablokovanie nevyhnutných cookies však môže obmedziť funkčnosť webového sídla.

12. Doba uchovávania osobných údajov

Osobné údaje uchovávame len počas doby potrebnej na účel, na ktorý boli získané, a následne počas doby vyžadovanej právnymi predpismi alebo potrebnej na ochranu právnych nárokov.

Pri určovaní doby uchovávania zohľadňujeme najmä povahu údajov, účel spracúvania, zmluvné a zákonné povinnosti, premlčacie lehoty, bezpečnostné riziká a zásadu minimalizácie uchovávania.

Po uplynutí príslušnej doby osobné údaje bezpečne vymažeme, anonymizujeme alebo ich uchovávanie obmedzíme, ak ich výmazu bráni zákonná povinnosť.

13. Vaše práva

Za podmienok stanovených GDPR máte najmä tieto práva:

• právo na prístup – môžete žiadať potvrdenie, či spracúvame vaše osobné údaje, prístup k nim a ich kópiu,
• právo na opravu – môžete žiadať opravu nepresných alebo doplnenie neúplných údajov,
• právo na výmaz – môžete žiadať vymazanie údajov, ak sú splnené zákonné podmienky; toto právo sa neuplatní, ak údaje musíme uchovávať zo zákona alebo na ochranu právnych nárokov,
• právo na obmedzenie spracúvania – môžete žiadať, aby sme za zákonných podmienok dočasne obmedzili používanie údajov,
• právo na prenosnosť – pri spracúvaní založenom na súhlase alebo zmluve a vykonávanom automatizovane môžete za zákonných podmienok získať údaje v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte alebo požiadať o ich prenos,
• právo namietať – môžete namietať proti spracúvaniu založenému na oprávnenom záujme; po vznesení námietky údaje ďalej nespracúvame, ak nepreukážeme závažné oprávnené dôvody alebo potrebu ochrany právnych nárokov,
• právo odvolať súhlas – ak je spracúvanie založené na súhlase, môžete ho kedykoľvek odvolať; odvolanie nemá vplyv na zákonnosť spracúvania pred jeho odvolaním,
• právo podať návrh na začatie konania na Úrade na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky.

14. Ako si môžete uplatniť svoje práva

Svoje práva si môžete uplatniť:

• e-mailom na adrese zemcak@zemcakreality.sk,
• písomne na adrese ZEMČÁK s.r.o., Kišovce 150, 059 12 Hôrka,
• osobne po predchádzajúcej dohode.

Aby sme zabránili neoprávnenému sprístupneniu údajov, môžeme vás primeraným spôsobom požiadať o overenie totožnosti. Žiadosť vybavíme bez zbytočného odkladu, spravidla do jedného mesiaca od jej doručenia. V zložitých prípadoch alebo pri väčšom počte žiadostí môže byť lehota predĺžená v súlade s GDPR; o predĺžení a jeho dôvodoch vás budeme informovať.

15. Dozorný orgán

Ak sa domnievate, že pri spracúvaní vašich osobných údajov došlo k porušeniu právnych predpisov, máte právo podať návrh na začatie konania na:

Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky
Galvaniho Business Centrum II
Galvaniho 7/B
821 04 Bratislava
Slovenská republika
web: dataprotection.gov.sk

Pred podaním návrhu nás môžete kontaktovať, aby sme mali možnosť vašu požiadavku alebo námietku preveriť a vyriešiť.

16. Bezpečnosť osobných údajov

Prijímame primerané technické a organizačné opatrenia na ochranu osobných údajov pred neoprávneným prístupom, zverejnením, zmenou, stratou, zničením alebo iným nezákonným spracúvaním.

Prístup k osobným údajom majú iba osoby, ktoré ich potrebujú na plnenie svojich úloh a sú viazané povinnosťou mlčanlivosti alebo príslušnou zmluvou. Bezpečnostné opatrenia primerane kontrolujeme a aktualizujeme.

17. Ochrana osobných údajov detí

Naše služby nie sú určené na priame využívanie deťmi a vedome od detí prostredníctvom webového sídla nezhromažďujeme osobné údaje, ak na to neexistuje zákonný dôvod alebo súhlas oprávneného zákonného zástupcu.

18. Zmeny týchto zásad

Tieto zásady môžeme primerane aktualizovať, najmä pri zmene právnych predpisov, používaných technológií alebo spôsobu poskytovania služieb. Aktuálne znenie bude vždy zverejnené na webovom sídle www.zemcakreality.sk spolu s dátumom poslednej aktualizácie.